Die Eingabe neuer Stamm- oder Transaktionsdaten in SAP ist eine wesentliche Aufgabe in allen Abteilungen eines Unternehmens, die reibungslose betriebliche Abläufe gewährleistet. Als einfache Beispiele seien folgende genannt: Aktionen im Bereich Neueinstellung in HR, neue Vertriebsaufträge oder Verträge im Bereich Beschaffung, neue Materialien und Vertriebsaufträge im Bereich Supply Chain und neue Vermögenswerte im Bereich Finanzen.
Durch die Verwendung von Microsoft Excel als Frontend-Tool zur Erstellung neuer Stamm- und Transaktionsdaten in SAP lässt sich die Produktivität eines Unternehmens ungemein steigern. Mit minimalem Schulungsaufwand können Excel-Benutzer einzelne oder mehrere Datensätze aus einer einzigen Transaktion oder Transaktionskette erstellen. Außerdem sind in den meisten Unternehmen in SAP zu erstellende Daten in Excel bereits vorhanden. Diese Datensätze können dann mithilfe einer Datenladesoftware sehr einfach in SAP geladen werden. Excel-Spreadsheets lassen sich problemlos von Business Usern zur Erzeugung benutzerfreundlicher und vertrauter, aber dennoch anspruchsvoller Frontend-Formulare für die Dateneingabe einsetzen.
Beispiel:Automatisierung des Prozesses der Materialstammerstellung bei Apotex
Beim Pharmazieunternehmen Apotex erforderte jeder Materialstammdatensatz eine Dateneingabe in eine Reihe von vier Transaktionen. Diese Transaktionen umfassten die Erstellung von grundlegenden Materialdaten, Daten zur Herstellerteilenummer, Datensätzen zum Qualitätsinfo und die endgültige Zuweisung in Prüfungswerke. Für die manuelle Eingabe dieser Daten in SAP wurden etwa 30 Minuten pro Material aufgewendet, und das Unternehmen erstellte jährlich Tausende dieser Materialien. Die Business User erstellten eine einzelne Excel-Vorlage, in der sämtliche (für alle vier Transaktionen) erforderlichen Daten für jedes Material zunächst eingegeben wurden. Nachdem die Excel-Daten überprüft wurden, wurde die Datei mithilfe der Datenladesoftware von Winshuttle in Sekundenschnelle automatisch in die vier SAP-Transaktionen geladen.
Apotex kann nun beim Materialstammerstellungsprozess jährlich Tausende Arbeitsstunden einsparen.
Die unten abgebildeten Spreadsheets zeigen einige Beispiele für die datenintensive Einrichtung von Excel-Vorlagen zur Automatisierung der Dateneingabe in SAP-Transaktionen mit unterschiedlichen Höchstwerten. Unten ist eine Excel-Vorlage zur Erstellung von Stücklisten (BOM) abgebildet, mit denen Daten in die CS01-Transaktion geladen werden. Ein einzelnes Material kann auf Kopfzeilenebene aus Materialien mit mehreren Komponenten bestehen, die darunter auf Detailebene aufgelistet sind. Die aus dem Laden dieser Daten in die CS01-Transaktion resultierenden Erfolgs- und Fehlermeldungen werden in einer Spalte des Spreadsheets protokolliert.
Unten ist eine Excel-Vorlage zum Erstellen von Einzelposten abgebildet, mit der Daten in die FB50-Transaktion geladen werden. Die Kopfzeilenfelder sind im oberen Abschnitt des Blattes enthalten, die Zeilenposten befinden sich im unteren Bereich. Mit Excel-Makros verknüpfte Symbole dienen der Überprüfung bzw. der Buchung von Daten in SAP. Die aus der Buchung resultierende Dokumentnummer wird ebenfalls im Kopfzeilenabschnitt angezeigt.
Viele weitere Dateneingabebeispiele finden Sie in unserer Bibliothek mit Fallstudien.
"Wir sind unserem eigenen Erfolg zum Opfer gefallen. Ich muss nun aufgrund des Datenvolumens, das wir mit transactionSHUTTLE bearbeiten, einen weiteren Mitarbeiter einstellen."
- Peter Hebert, Leiter der Abteilung Personaldatenverwaltung, RBC
"Winshuttle spart so viel Zeit ein, dass jeder dazu motiviert wird, weitere Wege zu finden, durch die unsere Arbeit noch effizienter gestaltet werden kann."
- Nick Hancock, Senior Business Analyst, Wales & West Utilities
"Für uns ist Winshuttle deshalb mitt lerweile ein Synonym für Problemlösung schlechthin."
- Steve Walker, Manager of Supply Chain Systems, Under Armour
"Der für uns bislang größte Vorteil liegt darin, dass die Dateneingabe nicht länger Aufgabe der IT-Abteilung ist. Unsere Anwender sehen das SAP-System nun nicht mehr als Problem, sondern erkennen seine Vorteile voll an."
- Rick Davis, Manager, Enterprise Systems
"transactionSHUTTLE eignet sich gut für die von Ihnen geplanten Arbeiten und noch besser für all die Arbeiten, von denen Sie gar nicht wussten, dass sie erledigt werden mussten."
- Erin Stone, SAP FI/CO Senior Analyst, B. Braun
"Durch Einsatz von transactionSHUTTLE haben wir die Effizienz zahlreicher Abteilungen verbessert, die Produktivität unserer Mitarbeiter gesteigert, indem wir ihnen das Werkzeug gegeben haben, mit dem sie ihre Aufgaben besser bewältigen können, und die Qualität der Daten in unseren SAP-Lösungen verbessert."
Chantal Gauvreau, Business Process Manager, SAP Center of Excellence, Canada Post
"Mit transactionSHUTTLE können wir nun Aufgaben erledigen, die wir vorher nicht übernehmen konnten. Wir konnten die Kosten für die manuelle Dateneingabe beträchtlich reduzieren, die Anzahl der erforderlichen Mitarbeiter senken und die Belastung unserer IT-Ressourcen minimieren."
- Paul Cahill, Director of Information Technology, Hubbell Wiring Systems